顧客管理システムの導入を検討しているあなたへ。

顧客管理システムを導入すると、情報漏洩や紛失、法的なリスクの軽減に繋がり、業務効率や顧客満足度向上を実現できるかもしれません。

本記事では、顧客管理システムの導入のメリットやシステムの種類、使える補助金について解説します。

１．顧客情報管理のリスク

顧客情報は、企業にとって最も重要な資産の一つで、適切に管理されないと様々なリスクが生じます。

顧客情報の管理が不適切な場合、情報漏洩やデータの破損・消失、法規制への違反などのリスク発生する可能性があり、顧客の信頼喪失やビジネス機会の損失に繋がってしまいます。

これらのリスクを軽減するために、セキュリティ対策を強化し、紙ベースでの管理の廃止や従業員への教育、法規制への対応が求められます。

顧客情報の種類

ビジネスで知り得た顧客情報の種類は、BtoB（企業間取引）とBtoC（消費者向け取引）で異なります。

BtoBの場合

BtoBでは、企業が他の企業に対して製品やサービスを提供するため、顧客情報には企業に関する情報が多く含まれます。

BtoCの場合

BtoCでは、企業が個人に対して製品やサービスを提供するため、顧客情報には個人の属性情報や行動履歴が多く含まれます。

２．顧客情報管理システムを導入するメリット6つ

顧客情報管理システムを導入することで、企業は業務効率の向上、顧客満足度の向上、そしてビジネスの成長を実現することができます。

導入を検討する際には、自社の課題やニーズに合わせて最適なシステムを選択することが重要です。

一元管理で業務効率を向上できる

✔️情報検索時間の短縮: 顧客情報がシステム内に一元化されるため、必要な情報をすばやく検索し、活用することができます。これにより、情報を探し求める時間や、重複したデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。

✔️情報共有の円滑化: 異なる部署間でも、リアルタイムで顧客情報を共有できるため、情報伝達のミスやタイムラグを減らし、スムーズな連携が可能になります。

✔️データの正確性向上: 複数の担当者が同じ顧客情報を参照・更新するため、データの整合性が保たれ、誤った情報に基づいた判断や行動を防止できます。

物理的な紛失や盗難を防ぐ

✔️ペーパーレス化: 紙の書類による管理から、電子データによる管理へ移行することで、書類の紛失や盗難のリスクを大幅に軽減できます。

✔️セキュリティ強化: システムへのアクセス権限を細かく設定し、不正アクセスを防ぐことで、情報漏洩のリスクを低減できます。

✔️災害対策: クラウド上にデータを保存することで、自然災害などによるデータ消失のリスクを軽減できます。

データ分析で正確なビジネス戦略を立てられる

✔️顧客行動の可視化: 顧客の購入履歴、閲覧履歴、問い合わせ履歴などのデータを分析することで、顧客の行動パターンやニーズを可視化できます。

✔️ターゲット層の特定: 顧客データを分析し、自社の製品やサービスに関心を持つ顧客層を特定することで、効果的なマーケティング戦略を立案できます。

✔️売上向上: 顧客の購買履歴を分析し、クロスセルやアップセルなどの機会を創出することで、売上向上に貢献できます。

業務を効率化できる

✔️自動化: 顧客情報の入力、更新、レポート作成などの反復的な作業を自動化することで、人的ミスを減らし、業務効率を向上させることができます。

✔️プロセス改善: 業務フローを可視化し、無駄な作業を洗い出すことで、業務プロセスを改善できます。

✔️生産性向上: 業務効率化により、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、生産性が向上します。

顧客満足度を高める

✔️パーソナライズされたサービス: 顧客一人ひとりのニーズや嗜好に合わせて、パーソナライズされた商品やサービスを提供できます。

✔️迅速な対応: 顧客からの問い合わせに迅速に対応し、顧客満足度を高めることができます。

✔️顧客ロイヤリティ向上: 顧客との関係を深め、長期的な顧客関係を構築することができます。

リアルタイムで最新情報を共有できる

✔️情報共有の迅速化: 顧客情報の変更や追加をリアルタイムで共有できるため、最新の情報に基づいた意思決定が可能になります。

✔️連携強化: 異なる部署間での連携が強化され、よりスムーズな業務遂行が可能になります。

✔️顧客対応の円滑化: 複数の担当者が顧客情報を共有することで、顧客対応の引き継ぎがスムーズに行われ、顧客満足度向上に繋がります。

３．顧客情報の管理ができるシステム5種

顧客情報管理は、企業にとって欠かせない業務です。様々なシステムが登場する中で、どのシステムを選べば良いのか迷う方も多いでしょう。

ここでは、顧客情報管理に役立つ5つのシステムについて、それぞれの特徴やメリット、具体的な活用方法などを深堀りして解説します。

① CRM

CRMは、顧客との関係性を管理するためのシステムです。顧客一人ひとりの情報を一元管理し、営業活動やマーケティング活動に活用することで、顧客満足度の向上や売上増加に貢献します。

② SFA

SFAは、営業活動を支援するためのシステムです。営業活動の進捗管理、顧客情報管理、売上予測など、営業部門の業務効率化をサポートします。

③ MA

MAは、マーケティング活動を自動化するためのシステムです。メールマーケティング、Web広告、顧客行動分析など、マーケティング業務の効率化をサポートします。

④ 名刺管理ツール

名刺管理ツールは、紙の名刺をデジタル化し、一元管理するためのツールです。名刺情報から顧客情報を抽出し、CRMやSFAと連携することで、営業活動の効率化を図ることができます。

⑤ クラウドストレージサービス

クラウドストレージサービスは、インターネット上にデータを保存し、どこからでもアクセスできるサービスです。顧客情報を安全に保管し、共有することができます。

どのシステムを選ぶべき？

どのシステムを選ぶべきかは、企業の規模、業種、抱えている課題によって異なります。それぞれのシステムの特徴を比較し、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

• CRM: 顧客との関係性を深めたい企業
• SFA: 営業活動を強化したい企業
• MA: マーケティング活動の効率化を図りたい企業
• 名刺管理ツール: 営業担当者の名刺管理を効率化したい企業
• クラウドストレージサービス: 顧客情報を安全に保管したい企業

４．顧客管理システムに使える補助金

顧客管理システムは、企業の業務効率化や顧客満足度向上に大きく貢献しますが、導入費用が気になる方も多いかと思います。そこで、顧客管理システムの導入に使える可能性のある補助金は以下のようなものがあります。

• 事業再構築補助金
• ものづくり補助金
• 小規模事業者持続化補助金
• IT導入補助金
• 業務改善助成金

５．まとめ

顧客情報の管理にはリスクが伴いますが、適切に管理しデータ分析を行うことでビジネスのチャンスが広がります。システムは一元管理を実現し、業務改善や顧客満足度を高めるため、導入のために補助金活用をご検討ください。

補助金を利用する際は、最新の補助金情報をこまめに収集しましょう。複数の補助金を組み合わせることで、より多くの補助金を受けることができる場合があります。申請手続きは複雑なため、専門家に相談することをおすすめします。

▽Jコンサルでは補助金・助成金申請に関する無料相談窓口を設けております。お気軽にお問い合わせください