「従業員の出退勤を正確に把握したい」

「働き方改革の影響で残業時間を適切に管理したい」など、お悩みではありませんか？

手作業の労務管理ではミスが発生しやすく、法令遵守や労務の適正管理が難しいという声をよく耳にします。そんな問題を解決するのが「勤務管理システム」です。

本記事では、自動化されたシステムで、時間管理や法令対応がスムーズに行える勤怠管理システムの特徴や選び方、人気の勤怠管理システムの比較等をご紹介します！

1. 勤務管理システムとは？

勤務管理システムは、従業員の出退勤や労働時間を自動で管理するツールです。手作業での労務管理におけるミスや手間を減らし、労働基準法に基づいた正確な勤怠管理が実現します。

リモートワークなど、働き方の多様性が広がる中従来のタイムカードに代わり、デジタルで管理することができるため、効率化が期待できます。

勤怠管理システム導入のメリット

勤務管理システムを導入することで、企業の労務管理は飛躍的に効率化されます。以下のようなメリットが得られ、経営や業務の負担を軽減することができます。

2. 勤務管理システムの基本機能

勤務管理システムは、単に出退勤を管理するだけではなく、さまざまな機能を備えています。以下のように、企業のニーズに応じた柔軟な労務管理が可能となります。

✅打刻方法の種類

• PC打刻：従業員がオフィス内のパソコンを使って打刻。オフィスワークでの利用が多い。
• スマートフォン打刻：外出先やテレワーク中でも、スマホアプリで簡単に打刻できる。
• ICカード打刻：社員証やICカードを使って打刻機にかざすことで、素早く出退勤を記録。
• GPS打刻：GPS機能を使い、位置情報を確認しながら打刻。不正打刻を防止し、外出先でも正確に管理可能。

✅休暇管理機能

• 有給休暇の取得状況：従業員が自身の有給残日数を確認できるダッシュボードがあり、申請がオンラインで可能。
• 特別休暇の管理：育児休暇や介護休暇など、従業員の特別な休暇も一元管理され、申請・承認が簡単にできる。
• 自動リマインド：休暇申請時期が近づくと、自動で管理者と従業員に通知。

✅シフト管理機能

• 自動シフト作成：従業員のスケジュールや勤務時間に基づき、シフトが自動で作成され、効率的に配置。
• シフト変更申請：従業員がオンラインでシフト変更を申請でき、管理者が即時に承認・拒否できる。
• シフト通知：作成されたシフトや変更があった際には、従業員に自動で通知が送られる。

✅アラート機能

• 長時間労働のアラート：法定労働時間を超える可能性がある場合、管理者と従業員に警告が発せられる。
• 打刻漏れアラート：出退勤の打刻を忘れた際に、システムが自動で通知し、迅速な修正を促す。
• 残業時間の警告：設定した残業時間を超えた場合、適切な対応を取るよう管理者に通知される。

3. 勤務管理システムの選び方

企業ごとに最適な勤務管理システムを選ぶためには、ニーズに合わせた機能を見極めることが重要です。

企業規模によるシステム選定のポイント

企業の規模に応じて、最適な勤務管理システムを選定することが重要です。

従業員数が少ない企業には、操作が簡単で導入コストが低いシステムが適しています。シンプルな打刻機能や基本的な労務管理機能を備えたシステムで十分です。
従業員が多く、活動拠点の多い企業ではより高度で複雑なシステムが必要です。リアルタイムで労務データを収集し、複雑な労務ルールに対応できる機能が求められます。さらに、給与計算システムとの連携や、異なる就業形態を管理できる柔軟性も必要となります。

業界別のシステム選定ポイント

飲食業界や医療業界のようにシフト制が多い業界では、シフト管理機能が重要です。従業員のシフトを自動で作成し、変更や代替勤務の調整を簡単に行える機能は業務効率の向上に直結します。

また、シフト変更がリアルタイムで従業員に通知されるシステムを選ぶことで、シフトのミスや確認漏れを防ぐことができます。

プロジェクト型ビジネス（広告、建設、開発など）では、工数管理機能が重要です。

プロジェクトごとの作業時間やコストを細かく把握することで、予算内で効率的に業務を進められるよう支援します。システム内でプロジェクト別に労働時間を管理することで、無駄なコストを抑え、適切な人材配置が可能です。

カスタマイズ性の重要性

企業ごとに異なる就業規則や勤務形態に対応できるカスタマイズ性を持ったシステムは、導入後の運用効率を最大化するための重要な要素です。

たとえば、固定時間勤務の企業と、フレックスタイム制やリモートワークを採用している企業では、必要な機能が異なります。カスタマイズ性の高いシステムであれば、独自の労務ルールや特殊なシフトパターンに合わせた設定が可能です。

また、将来的な業務拡大や就業規則の変更にも対応できる柔軟性を備えているシステムを選ぶことで、導入後もスムーズに対応できます。拡張可能なシステムを導入することで、会社の成長に合わせて機能を追加できる点も大きなメリットです。

4. 人気の勤務管理システムの比較

多くの企業が利用している勤務管理システムには、それぞれ特有のメリットがあります。以下は、人気システムの概要です。

人気の勤怠管理システム①ジョブカン

ジョブカンは、中小企業から大企業まで幅広い規模の企業に対応したクラウド型の勤怠管理システムです。

シフト管理、打刻、休暇管理、残業時間の管理など、労務に関わる多彩な機能を提供しています。特にシフト管理や出退勤の打刻に強く、スマホやICカード、GPSを活用した打刻が可能です。

ジョブカンは、柔軟なシフト管理機能とコストパフォーマンスの良さが特徴です。特にリモートワーク対応や多拠点管理が必要な企業におすすめです。公式サイトをチェックする

人気の勤怠管理システム②マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードは、勤怠管理、給与計算、経費精算などを一元管理できるクラウド型の労務管理システムです。

特に給与計算との連携が強みで、データの二重入力を防ぎ、勤怠管理から給与計算までをシームレスに行えます。

マネーフォワードは、特に給与計算や経費精算と連動した効率的な労務管理を求める企業に適しています。すでに他のマネーフォワード製品を使っている企業には特に導入しやすいです。公式サイトをチェックする

人気の勤怠管理システム③チームスピリット

チームスピリットは、プロジェクト型業務に適した勤怠管理と工数管理を統合したクラウド型システムです。工数管理やタスク管理に特化しており、チームで働く際の生産性向上をサポートします。勤怠管理だけでなく、工数やプロジェクト別の作業時間も細かく管理できます。

チームスピリットは、プロジェクトごとの作業管理が多い企業におすすめです。特に広告代理店やIT開発、建設業など、工数管理が重要な業界に適しています。公式サイトをチェックする

人気の勤怠管理システム④オフィスステーション

オフィスステーションは、勤怠管理をはじめ、年末調整や社会保険手続きなどのバックオフィス業務を一括管理できるクラウドシステムです。

給与計算や労務管理の自動化を実現し、煩雑な管理業務を効率化します。

オフィスステーションは、バックオフィス業務を一括して管理したい中小企業に最適です。特に年末調整や社会保険業務に時間を取られている企業におすすめです。公式サイトをチェックする

5. 勤怠管理システムに使える助成金は？

勤怠管理システムの導入には、企業の労務管理を効率化し、働き方改革を推進するためにいくつかの補助金を活用することができます。

特に、「働き方改革推進支援助成金」と「業務改善助成金」が有効です。これらの補助金を利用することで、システム導入にかかる初期費用や運用コストを大幅に軽減できます。

御社が申請できる補助金・助成金を調べたい場合は、全国1万社以上の申請サポート実績を持つJコンサルの無料相談をご利用ください♪

働き方改革推進支援助成金

この助成金は、企業が働き方改革を進めるための取り組みを支援する制度で、勤務管理システムの導入も対象です。特に、労働時間の削減や多様な働き方に対応するための環境整備に向けた取り組みに対して助成されます。

詳細はこちらをチェック！

業務改善助成金

業務改善助成金は、生産性向上に資する設備投資等を行うとともに、事業場内最低賃金を一定額（各コースに定める金額）以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成するものです。

詳細はこちらをチェック！

6. 勤務管理システムの最新トレンド

勤務管理システムには、急速に変化する働き方に対応するための新しい技術が取り入れられています。

特に、リモートワークやテレワークの増加に伴うリモート対応や、業務を効率化するためのAI技術の活用、さらにはモバイル対応の強化が大きなトレンドとなっています。これらの進化により、企業はより柔軟で効率的な労務管理が可能となり、従業員の働きやすさも向上しています。

リモートワーク対応

リモートワークやテレワークが普及したことで、オフィス以外の場所からでも正確に勤怠を管理できる機能が求められるようになりました。

これに対応するために、GPS機能やクラウドベースの打刻機能が進化しています。従業員は、外出先や自宅からでも、スマートフォンやパソコンを使って位置情報を伴う打刻ができるため、リアルタイムで正確な勤務時間を管理できます。これにより、リモートワークや出張中の勤怠も一元管理が可能です。

例として、GPS打刻機能では従業員が特定のエリア内にいることを確認したうえで打刻を許可するため、不正打刻の防止にもつながります。さらに、クラウドにデータが保存されることで、リアルタイムでの確認や労働時間の集計が容易になります。

AIを活用した自動化機能

AI（人工知能）は、勤怠管理の分野でもその活用が急速に進んでいます。AIを活用したシステムは、勤怠データを自動的に分析し、以下のような効率化が図れます。

• 労働時間の分析：AIが労働時間や残業時間を自動で集計し、過労や長時間労働が予測される従業員にアラートを発信します。
• 不正打刻の検出：AIが不規則な打刻パターンを検出し、打刻漏れや不正な打刻があった場合に管理者に通知します。
• データの自動学習：システムが使用者の勤怠パターンを学習し、業務の最適化や作業効率の向上を図ります。

このように、AIを使うことで人為的なミスが減り、正確かつ効率的な労務管理が実現します。さらに、従業員の健康管理にも役立つため、企業のコンプライアンス強化にもつながります。

モバイル対応の強化

従業員がいつでもどこでも勤怠を管理できるよう、モバイル対応が進化しています。現在、多くの勤務管理システムは、スマートフォンやタブレット向けのアプリケーションを提供しており、直感的な操作性を備えています。

これにより、オフィスにいなくても出退勤の打刻や休暇申請、シフト確認ができるため、従業員の利便性が大幅に向上しました。

また、モバイルアプリはプッシュ通知による打刻忘れの防止機能や、シフト変更のリアルタイム通知も行えるため、業務の効率化にも貢献します。これにより、従業員はより柔軟に自分の時間を管理し、企業側も常に正確な勤怠データを把握できるメリットがあります。

7. まとめ

本記事では、勤務管理システムの概要と最新トレンド、導入におけるポイントを解説しました。まず、勤務管理システムとは、出退勤管理やシフト作成を自動化し、労務管理を効率化するためのツールであり、特にリモートワークや柔軟な勤務体系に対応できる点が重要です。

システムの基本機能には、打刻方法や休暇管理、シフト管理、アラート機能が含まれ、各企業のニーズに応じて選択肢を検討する必要があります。ジョブカンやマネーフォワード、チームスピリットなど、人気のシステムを比較し、企業規模や業種に合った最適なシステムを選定しましょう。

さらに、2024年のトレンドとして、リモートワーク対応やAIを活用した自動化、モバイル対応が進んでいます。これらの機能は、企業の労務管理の効率化と従業員の働きやすさを両立させるために欠かせません。また、導入コストを抑えるために、助成金の活用も検討してみてはいかがでしょうか。

▽助成金についての無料相談はこちらから