RPAにできること｜中小企業の業務が変わるメリット・デメリット・補助金情報
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、繰り返し作業や定型業務を自動化する技術です。
本記事では、RPAの概要や具体的な活用事例、メリットデメリットをご紹介します。また、RPA導入を後押しする国の補助金制度もご紹介しますので、RPA導入を目指す企業の皆様はぜひチェックしてください♪
1．RPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、繰り返し作業や定型業務を自動化するソフトウェア技術で、業務効率化や精度向上を実現します。
課題解決や人材不足への対応、技術の進化などの効果があり、 欧米の金融業界では、業務品質を維持しつつ人件費を削減するためにRPAを導入する企業が急増しています。
近年日本でも、働き方改革や人口減少による労働力不足に対応する手段として、幅広い業界で導入が進んでいます。
2．RPAでできること
RPAは同じ作業を繰り返す反復業務への活用に向いています。
作業手順が単純で一定のルールが決められており、決まったサイクル・期限・時間制約などがある作業や、処理件数が多く時間やリソースがかかる業務ほど、RPAが有効です。
データ入力
🔴レポート制作
RPAを活用すれば、定期的に収集するデータをもとにレポートを自動で作成することができます。
例えばECサイトの売上データや顧客分析データをまとめて、指定した形式でレポートを作成しこれにより、担当者がレポート制作に費やしていた時間を削減し、データ分析や次のアクションに集中できる環境を整えます。
🔴請求書の発行
RPAを使うことで、請求書作成および送付プロセスを自動化することができます。営業担当者が売上伝票を登録すると、RPAが販売管理システムにデータを転記したり、指定した日に請求書作成、契約書や見積書などの文書発行にも応用できます。
テンプレート化された顧客対応
🔴カスタマー対応
お問い合わせフォームやメールで寄せられる顧客からのお問い合わせに対し、RPAが事前に設定したテンプレートを用いて自動的に対応することが可能です。
さらに、お問い合わせ内容を業務管理システムに登録し、適切な部門へ通知する仕組みを構築することで、かつ迅速に正確な対応が実現します。
🔴メール配信
採用活動やマーケティング業務で頻繁に行われるイベント告知やリマインドメールの送信も、RPAで自動化できます。
指定した条件に基づき、登録されたリストから対象者を抽出し、定型文を自動送信します。これにより、業務負担を軽減するとともに、送信漏れやヒューマンエラーの防止が可能になります。
情報収集
🔴SNSの口コミ収集
RPAを活用すると、SNS上で自社商品に関連する口コミやコメントを定期的に収集しデータ化することができます。
また、ポジティブな評価とネガティブな評価をキーワードごとに分類したり、特定の重要なコメントを承認した際に通知することも可能です。このデータは、商品改善やマーケティング戦略の活用に活用できます。
🔴競合他社調査
競合他社の製品やサービスの価格情報を定期的に調査する作業もRPAで自動化できます。
RPAがECサイトや公式サイトを巡回し、最新の価格などのデータを効率的に収集し、販売戦略の改善に取り組むことができます。
データ検証
🔴在庫管理
在庫状況や出荷予定数をRPAが自動でチェックし、営業担当者にメールで通知する仕組みを構築できます。これにより、在庫切れや過剰在庫のリスクを軽減することができます。
🔴顧客情報管理
新規顧客の情報を、複数の社内システムに登録する作業をRPAが一括して行うことができます。一度入力されたデータを基にRPAが各システムに自動的に反映させるため、入力漏れや誤登録予防、正確で効率的な顧客情報管理が実現します。
システム連携
🔴アプリ等との連続業務
複数のシステム間で行われるデータ移行や情報更新などの連携作業をRPAで自動化できます。 同様に、受注システムから顧客情報を取得し、会計ソフトや在庫管理システムへ反映させるなど、異なるアプリ間での一連の作業を効率化することが可能です。
3．RPAのメリット・デメリット
RPA は、業務の自動化による効率化やコスト削減を実現できる強力なツールですが、導入や運用にあたっては注意すべきポイントもあります。
メリット
RPAを活用することで、企業や従業員にとってさまざまなメリットがあります。
✅業務効率化：時間のかかる労力を自動化することで、大幅に労働時間を削減できます。これにより、従業員は単純作業から解放され、コア業務に集中できるようになります。
✅ヒューマンエラーの防止：手動で発生しがちなミスを防ぎ、データの正確性や業務軽減性を向上させます。
✅高速処理：人間よりもはるかに速い速度で業務を処理できるため、特に大量のデータを扱うことで効果を発揮します。
✅コスト削減：自動化により人件費が削減され、長期的に見てコスト効率が向上します。
✅労働環境の改善：長時間労働の防止や煩雑な作業の削減により、従業員の負担が軽減され、職場環境の改善につながります。
✅柔軟な適用範囲：RPAは多様な業務に対応可能で、ほとんどの企業で活用できる柔軟性を持っています。
デメリット
RPAの導入や運用の際には、以下のような注意点もあります。
✅適用範囲の見極めが必要：RPAが得意とする業務と不得意な業務の振り分けを行わず、すべてを自動化しようとすると、導入や運用が複雑化する可能性があります。
✅シナリオ設定の複雑さ：複雑な業務を無理に自動化しようとすると、エラーが頻繁に発生し、かなり業務効率が低下するリスクがあります。
✅初期導入の負担：導入には時間やコストがかかる場合があり、十分な準備がなければ効果が得られない場合があります。
✅期待な期待による失敗：RPAの特性を理解せずに一度に多くのプロセスを自動化しようとすると、運用が楽になります。
✅継続的なメンテナンスの必要性：業務内容の変更やシステムのアップデートに合わせて、RPAの設定をする調整が必要があり、手間がかかる場合があります。
4．DX促進費用の補助金
国は、RPA導入に必要な費用の一部を補助する制度を用意しています。特にお勧めの制度は以下の4つです。
- IT導入補助金
- 事業再構築補助金
- 小規模事業者持続化補助金
- 業務改善助成金
各種補助金には申請要件が設定されており、採択の難易度が高いため、まずは御社が対象の制度は何か？申請漏れを出さない方法は？申請の為の準備は？補助金対象商品はどれ？など、お気軽にコンサルタントへご相談ください。
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5．まとめ
RPAは、企業が業務効率化やコスト削減を実現するための強力なツールです。
繰り返し作業やデータ入力、情報収集、システム間の連携業務など、幅広い分野でヒューマンエラーの防止、作業スピードの向上などを実現します。
補助金を上手に活用して、御社の業務効率アップを目指してみてはいかがでしょうか。
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