職場におけるコミュニケーションは、チームの生産性や健全な職場環境の維持、モチベーションやエンゲージメントの向上において、重要な要素です。

しかし多くの人が世代の違い・価値観の違い・時間の制約などの問題もありコミュニケーションが難しく、課題を感じています。

本記事では、上司と部下の間のコミュニケーションでよくある課題を整理し、改善のための具体的な方法を提案します。 さらにマネジメントに役立つ助成金制度についても解説していますので、ぜひご覧ください。

１．部下とのコミュニケーションでよくある課題4つ

職場での良好なコミュニケーションは、チームの生産性や適切な職場環境の維持、モチベーションやエンゲージメントの向上において、非常に重要な要素です。

しかし世代や性別、立場が異なる上司と部下のコミュニケーションの方法がわからない、うまく行かないという課題を抱える人も少なくありません。

意図が正しく伝わらない

部下に指示や指導をした際によくある悩みです。

❌指示通りに仕事を進めてくれない

❌仕事のゴールを理解できていない

❌会議での結論の解釈が一致していない

など、上司が部下に伝えたい内容がうまく伝わらず、ミスが発生したり業務効率が悪くなるなどの問題が発生してしまうケースです。

部下の本音がわからない

部下との対話の中で、「部下が何を考えているかわからない」と感じる上司の方も多いようです。

❌部下が自分の考えを語らない

❌意見を求めても「特にありません」と言われる

❌自分の意見を主張しないため、問題が表面化しない

など、部下の本音や考えが掴めないので、仕事の進め方やチームの問題解決に問題が出てしまうケースです。 

モチベーションの維持が難しい

部下のやる気を引き出し継続させることは、上司にとって重要な仕事の一つですが、難しいと感じる要素の一つです。

❌仕事に対する熱意が見られない

❌目標を達成した後に失速してしまう

❌自発的な提案や挑戦をする姿勢がみられない

など、個々の部下の価値観を理解できずに設定した目標ではモチベーションが低下し、生産性やチームの士気が悪くなってしまうケースです。

世代間のギャップ

職場における世代間の違いが原因で、コミュニケーションに障害が起こります。

❌デジタルツールの使い方と理解度が違う

❌働き方やキャリア観に大きな違いがある

❌同じ言葉を使っても受け取れるのが違う

など、令和の新しい価値観や仕事に対する考え方の違いがコミュニケーションの障害となり、不快や不満が生じるケースです。

２．部下が感じる上司とのコミュニケーションの課題3つ

上司が抱える課題と同様に、部下もまた上司とのコミュニケーションにおいて悩みを抱えがちです。部下の視点を理解することは、良好な関係を築くための第一歩となります。

コミュニケーションの為の時間がない

部下が上司とのコミュニケーションに不満を感じる主な理由の一つが「時間不足」です。

❌上司が忙しそうにしており質問しずらい

❌相談する時間を確保してもらえない

❌定期的な面談がなく、意見を伝える機会が少ない

上司と部下のコミュニケーションを取る時間が十分に取れない場合、部下はインプットする機会を逃してしまう他、孤独感や疎外感を感じてしまう心因的な問題も発生します。

上司が意見を聞く耳を持ってくれない

上司の「聞く姿勢」が不適切だと感じる部下も少なくありません。

❌自分の意見を遮られる

❌反対意見を否定される

❌リーダーが一方的に指示するだけで終わる

これらの状況では、部下が自分の考えや感情を伝えるモチベーションを無くしてしまい、職場の風通しが悪化する原因になります。

上司の言葉や態度で委縮してしまう

上司の言葉遣いや態度が意図せず部下を委縮させ、コミュニケーションを阻害してしまうこともあります。

❌感情的な叱責や批判、無関心や不機嫌な態度で部下を心理的に追い詰める

❌指摘が具体性を欠き、プレッシャーを感じる

❌「どうせ自分は評価されない」と思われる態度が見られる

この状況では、部下がミスを恐れて萎縮し積極的な行動が取れなくなります。 結果として、コミュニケーションの頻度や質が低下し、職場全体の生産性にも影響を及ぼします。

３．部下とのコミュニケーションで取り入れたい4つの考え方

部下の目標や取り組みを把握し、味方として応援する姿勢を見せるだけではなく適切なフィードバックをくれる上司がいることでチームビルディングが軌道に乗り、部下のモチベーションやエンゲージメント向上を実現するきっかけに繋がります。

ここからは、リーダーが取り入れたい4つの考え方をご提案します。

コミュニケーションの為の時間をスケジューリングする

コミュニケーションの基本は、相手に興味を持ち、相手のことを知ることから始まります。

多忙で部下との会話不足を感じている人や自然なコミュニケーションを取るのが難しいと感じる人は、タスクとして部下とのコミュニケーションの時間をスケジューリングしましょう。

🔴定期的な時間を設定する
　毎週30分の1on1ミーティングをスケジュールに組み込んだり、部下の仕事の進捗を確認し声掛けをする、毎日何気ない会話をする時間を5分でも設けることで、コミュニケーション不足の問題が解消します。

🔴対話の目的を明確にする
　業務の進捗確認や課題の共有、キャリアの目標設定、自然なコミュニケーションで相手の情報を1つ引き出すなど、具体的なテーマを決めるとコミュニケーションが苦手な人でも取り組みやすくなります。

相手に何が伝わったかを確認する

コミュニケーションの本質は、ただ「伝える」だけではなく、「相手に正確に伝わる」ことです。相手に「何を伝えたか」ではなく、「何が伝わったか」を確認することで、部下自身も伝えられた情報を整理してより深く理解できるという効果があります。

🔴相手の認識を確認する作業を行う
　対話や指示、説明をした後「ここまでの内容で不明な点はありますか？」「どう進む予定ですか？」「何を感じましたか？」と質問し、相手の認識に誤解やミスマッチがないかをその場で確認しましょう。

🔴要約をお願いする
　「私が伝えた内容を簡単にまとめてくれる？」と相手に要約を依頼すると、相手がどの程度判断するかを把握することができます。口頭での確認ではなく、文章で残すことも効果的です。

🔴視覚的なデータを用いて説明する
　口頭での説明だけでなく、図解やリストなどの視覚的なツールを使って、相手が正しく分かりやすく説明します。

選択理論心理学を取り入れる

選択理論心理学は、人は他者をコントロールできないということを前提として、相手の自主性を尊重して行動変革を促す考え方です。

🔴「選択肢」を提案する
　「AとBのどちらが良いと思いますか？」と、後輩に選択肢を考えることで、自主性と責任感を引き出します。 どちらかの指示よりも、後輩が主体的に行動するきっかけになります。

🔴相手のニーズを理解する
　選択理論では、基本的な５つの欲求（生存、愛・所属、力、自由、楽しみ）に分類されており「誰かに認められたい」「勝ちたい」という力の欲求や「新たな知識を得たい」「成長したい」という楽しみの欲求、「良好な人間関係の中にいたい」という愛・所属の欲求などにアプローチする手法を学ぶことで、部下の心を動かしやすくなります。

🔴批判を控え、質問を増やす
　「なぜこれを選んだのか？」のような質問形式でコミュニケーション暫定と、相手が自分の行動を振り返るきっかけになります。

マネジメントのインプットを継続的に行う

マネジメントスキルは一朝一夕で身につくものではありません。時代に合わせた継続的なインプットが必要です。

🔴書籍やマネジメント研修で学ぶ
　定期的にマネジメントに関する書籍を読む、セミナーや研修に参加することで、新しい知識や視点が得られます。これにより、部下とのコミュニケーション方法に幅が出るほか、今のコミュニケーションの問題点を知ることが出来ます。

🔴ロールモデルを見つける
　職場や業界内で「理想的なリーダー」と感じる人を観察し、その人のコミュニケーションやマネジメント手法を参考にします。

４．研修費用につかえる人材開発助成金とは？

人材開発支援助成金は、企業が従業員に対して職務に関連した知識やスキルを習得させるために実施する職業訓練の経費を一部助成する制度で、企業は社員のスキルアップを図るための訓練経費や、訓練期間中の賃金の支援が受けられます。

経費助成率は最大100％（人材育成支援コース）、一人当たり最大36万円（教育訓練休暇等給付コース）が助成され、訓練期間中の賃金に対しても、最大で時給960円（複数コース）が支給されるコースも用意されています。最新情報は厚生労働省の公式HPをご確認下さい。

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５．まとめ

部下とのコミュニケーションには、効果的なアプローチを取り入れることで良好な関係を構築することが出来ます。

マネジメント層への研修は人材開発支援助成金を活用することで、低コストで職場環境やチームビルディングの最適化を目指すことが出来ます。

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