リモートワークやオンライン会議の普及により、Web会議システムは私たちの働き方に欠かせないツールとなりました。

本記事では、Web会議システムの基本情報からおすすめツール、選び方のポイント、さらに導入時に活用できる補助金について詳しく解説します。

１．Web会議システムとは

Web会議システムとはインターネットを利用し、離れた場所にいる人が集まって会議を行うためのツールやサービスのことです。

リモートワーク・オンラインセミナー（ウェビナー）・採用面接などに活用でき、移動時間やコストの削減、柔軟な働き方の推進に欠かせないアイテムです。

【主な機能】

Web会議に必要な設備は？

Web会議をスムーズに行うためには、以下のような設備や環境を整える必要があります。

• 安定したインターネット接続
• カメラ（PC内蔵または外付け）
• マイクおよびスピーカー（ヘッドセット推奨）
• 対応するデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）

２．おすすめのWeb会議システム4選

数多くのWeb会議システムの中でも、2025年も主流となっていくと予想されるおすすめの4つのツールを厳選してご紹介します。ユーザーが多く、使いやすく導入しやすい高性能な4つのシステムをチェックしましょう！

① Zoom

Zoomは、世界中で広く利用されているWeb会議システムの一つです。使いやすさと高い機能性が特徴で、企業から教育機関・個人利用まで幅広く活用されており、無料（ベーシック）プランと有料（プロ・ビジネス）プランがあります。

【特徴】

• 高機能・高品質な会議が可能。
• 最大1000人の参加者をサポート（有料プラン）。
• バーチャル背景機能やブレイクアウトルーム（小部屋）が便利。
• 無料プランの人数制限は100人、利用時間制限は40分

【補助金対象】Zoom

② Google Meet

Google Meetは、Google Workspaceに含まれるWeb会議システムで、直感的な操作性が魅力です。GmailやGoogleカレンダーとの連携が強力です。無料（ベーシック）プランと有料（ビジネス・エンタープライス）プランがあります。

【特徴】

• シンプルなUIで初心者にも使いやすい。
• 最大250人の会議をサポート（有料プラン）。
• ブラウザから直接参加可能で、アプリは不要。
• 無料プランの人数制限は100人、利用時間制限は3名以上1時間・1対1では24時間

【補助金対象】Google Meet

③ Chatwork

Chatworkは、日本国内で広く使われているビジネスチャットツールで、中小企業やフリーランスに特に人気があります。操作がシンプルで、導入や使い始めが簡単です。無料プランと有料（ビジネス・エンタープライズ）プランがあります。

【特徴】

• シンプルなインターフェースで、ITリテラシーが高くない人でも使いやすい。
• 各チャット内でタスクを設定・管理できるため、会話とタスク管理を同時に行える。
• 必要な情報だけを通知させるなど、効率的に利用できる通知管理機能。
• 無料プランの人数制限は100人、メッセージ閲覧40日以内、ビデオ・音声通話は1対1

【補助金対象】Chatwork

④ Microsoft Teams

Microsoft Teams は、Microsoft 365（旧 Office 365）の一部として提供されるビジネス向けのコミュニケーションツールです。チャットやタスク管理、ファイル機能の共有が統合されており、特に大企業やチームでの活用に向けて取り組んでいます。

【特徴】

• チームごとに専用のチャネルを作成し、プロジェクト管理がしやすい。
• Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのファイルをそのまま編集・共有可能。
• 小規模から大規模会議まで対応。最大1000人の会議に参加が可能。
• 管理者向けに詳細な設定やアクセス管理が可能。

３．Web会議システムを選ぶ時のポイント

Web会議システムを選ぶ際には、利用目的や参加者の環境を考慮し、最適なツールを選ぶことが重要です。以下のポイントを参考にすると、業務効率を向上させるシステムが選びやすくなります。

✅社外の人が使いやすいメジャーなシステムがベスト

Web会議には、取引先や顧客など社外の人が参加するケースも多くあります。

パソコン操作が苦手な人にとってはインストールや設定のハードルが高いため、操作が簡単なシステムを選ぶことで、相手がストレスなく参加できます。また、無料プランがあるシステムを選ぶことで幅広い人とオンラインで面接や会議を実施することが出来ます。

 特にGoogle Meetは世界的に普及しており、インストール不要でブラウザから利用できる点が魅力です。

✅シーンに合わせて機能を選ぶ

Web会議の目的や規模に応じて、必要な機能は異なります。少人数での社内会議では、参加できる人数制限数が少ないシステムでも構いませんが、画面共有や録画機能、チャット機能などがついている方が便利です。

大規模な全社会議やオンラインセミナーでは、ブレイクアウトルームが設定できたり、通話字幕、高品質な音声と映像が必要なため、有料プランが充実しているシステムを選ぶと安心です。外部顧客との商談やプレゼンテーションでは、バーチャル背景や画面共有と共同操作、スケジュール共有などができるシステムが人気です。

４．Web会議システムに使える補助金は？

Web会議システムの導入には、初期費用やランニングコストがかかる場合がありますが、これを補助金でカバーすることで負担を軽減することができます。

🔴 IT導入補助金

（ITツールを活用して業務の効率化や生産性向上を目指す企業を対象とした補助金）

🟡業務改善助成金

（労働環境の改善を目的とした助成金で、働きやすい環境作りや業務効率化を目指す取り組みを支援）

🔵 事業再構築補助金

（ポストコロナにおける新たな事業モデルへの変革や業務効率化を担う時代のための補助金）

🟢ものづ​​くり補助金

（中小企業の競争力強化を目的とした補助金で、生産性向上や業務効率化のための設備投資が対象）

５．まとめ

Web会議システムは、リモートワークの推進や業務効率化に大きく貢献するツールです。ZoomやGoogle Meetをはじめ、用途や規模に応じて最適なシステムを選ぶことで、ストレスの少ないオンライン会議を実施できます。

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