発注業務の効率化アイデア！すぐできる改善＆補助金対象ツール紹介
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発注業務の煩雑さにお悩みではありませんか？在庫管理の手間や発注量の人為的ミス、部署間の連携不足、そして発注業務の属人化は、業務効率を低下させる大きな要因です。
補助金対象ツールのカタログサイトJSaaSストアが、これらの課題を解決するための効率化アイデアや実践的なツールについてご紹介します！
ー目次ー
1. 発注業務でよくあるお悩み
発注業務は売り上げに直結する重要な業務です。業種・業態によって事情は異なりますが、発注業務担当者が負担に感じている悩みにはどのようなものがあるかまとめてみました。
💭在庫管理が手間
多種多様な商品の在庫状況を正確に把握するのは手間がかかる業務です。ただ数を把握するだけではなく、商品の使用期限や需要の予測を行いながらデータを管理する必要があります。
💭発注量の人為的ミス
発注業務では、発注量のミスが大きな問題となります。注文数を把握して適切な量を発注する必要があり、過剰発注による在庫の過剰や、不足発注による販売機会の損失が発生してしまいます。
💭部署間での情報共有作業
多数の部署と連携する際、各部署ごとの在庫の数や状況、廃棄のタイミング等、必要なデータを部署ごとに共有する時間や労力が負担になったり、連携不足でトラブルが起こってしまうこともあります。
💭発注業務の属人化
発注業務が特定の担当者に依存する属人化は、担当者の不在時に業務が停滞するリスクを伴います。特に人手不足に悩む企業で起こりやすい課題です。
2. 発注業務の効率化のアイデア
発注業務でよくある困り事を解消するためのアイデアは、初期投資費用がかかるものの高い効果を発揮する自動化システムの導入か、コストを抑えつつ業務効率を見直す方法の2つがあります。
在庫管理の労力を軽減し、発注ミスや部署間の連携もスムーズに行いつつ、誰でも簡単に発注業務に従事することのできる環境づくりを目指して以下のような提案があります。
✅【高い効果を期待する方向け】自動化システムの導入
中小企業・個人事業主が対象の補助金制度を使って、以下のようなシステムを導入する企業が増えています。
在庫管理ツール
在庫管理を自動化させることで、棚卸のタイミングなど目視で確認した時だけではなく、リアルタイムで在庫の入出庫状況を把握することができ、複数の倉庫や店舗の在庫を一元管理し状況を可視化することも可能になります。
また、在庫回転率、滞留在庫などのデータをもとに、詳細なレポートを作成することが出来るようになり、販売トレンドや季節変動を分析し、在庫管理の改善につなげることで、需要の予測が立てやすくなります。
受注管理ツール
注文受付・顧客への確認を自動化することで手間と人為的ミスを防ぎ、正しい発注数を把握しやすくなります。
そのほかにも、過去の注文履歴をデータベースに保存し、再注文やクレーム対応に役立てたり顧客対応を効率化することもできます。
プロジェクト管理ツール
業務を細分化し、各タスクを管理することで、担当者の割り当て、期限設定、進捗状況の追跡をおこなうことができ、発注漏れや古くなった在庫の廃棄漏れなどのミスを防ぐことが出来ます。
チーム内でタスクを共有・管理できるため、リアルタイムで必要のコミュニケーションをとりやすくなります。
✅【コストをかけたくない方向け】現状業務の改善
業務フローの見直し
まずは現状の業務フローを可視化し、ボトルネックの特定を行い、不要なプロセスや重複する作業を排除しましょう。
無料プロジェクト管理ツールを活用や、業務のマニュアル化、紙の書類をデジタル化し、情報の検索や共有を迅速に行えるように改善することが出来ます。
生成AIの活用
Chat GPTなどの生成AIは、発注業務の効率化のアイデアを提案・汎用業務の自動化が実現できます。
複数のデータの分析や管理を行ったり最適な発注先や配送ルートを選定することができたり、発注確認や問い合わせメールを自動生成してコミュニケーションを迅速化することができたりと、使い方の可能性は無限に広がっています。
Googleアプリの活用
無料で利用できるGoogleアプリを使うことで、発注業務を効率化することが出来ます。一部紹介します。
Google Sheets…発注リストや在庫リストをGoogle Sheetsで管理し、リアルタイムで更新・共有できます。IF関数やQUERY関数を利用して、発注条件を自動判定し、必要な商品をリストアップできます。
Google Forms…発注申請をGoogle Formsで受付け、入力データを自動でGoogle Sheetsに集計することが出来ます。
Google Apps Script…Gメールを利用している場合は、スクリプトを使って自動発注のメール送信やデータ集計を自動化できます。
Google Drive…発注書や契約書をGoogle Driveで一元管理し、関係者と簡単に共有できます。プロジェクトやサプライヤーごとにフォルダを整理し、必要な書類に迅速にアクセスできます。
Google Docs…発注書や請求書のテンプレートをGoogle Docsで作成し、使いまわすことで効率化を図り、複数の担当者が同時に編集できるため、チームでの作業が効率化されます。
3. 発注業務効率化ツールに使える補助金
中小企業や個人事業主にとって、発注業務の効率化は重要な課題です。そんな中、各種補助金を活用することで、業務効率化ツールの導入コストを大幅に削減することが可能です。
補助金を利用することで、最大75％OFFの価格で効率化ツールを購入できるため、予算の限られた企業でも最新のITツールを導入しやすくなります。
対象となるツールは多岐にわたり、在庫管理システムや受注管理システム、自動化システムなど、さまざまな業務効率化ツールが補助金の対象となります。
IT導入補助金
T導入補助金は、企業の業務効率化や生産性向上を目的としたITツールを導入する際に利用できる補助金です。
補助率は最大3/4・上限額は3000万円で、以下のような経費が対象となります。
- ソフトウェア購入費（在庫管理システム、受注管理システムなど）
- クラウドサービス利用料（データ管理、業務自動化ツール）
- 導入コンサルティング費用（ITシステム導入支援）
- ハードウェア購入費（サーバー、ネットワーク機器）
- ITツールのカスタマイズ費用
- セキュリティ対策費用（ウイルス対策ソフト、ファイアウォール）
- トレーニング費用（システム操作研修）
- サポート契約費用（技術サポート、保守サービス）
この補助金を活用することで、企業は最新のITツールを低コストで導入し、業務の効率化を実現することができます。
事業再構築補助金
事業再構築補助金は、事業転換や新分野への進出を図る中小企業を支援するための補助金です。
補助率は最大75％で、上限額は5億円となっていて、以下のような経費が対象となります。
- 設備投資費（新しい製造機械、発注管理システム）
- 建設費（新しい事業拠点の建設、改装）
- 人材育成費（従業員のスキルアップ研修）
- ITシステム導入費（ERPシステム、CRMシステム）
- マーケティング費用（新製品のプロモーション、広告）
- コンサルティング費用（事業戦略立案支援）
- 試作開発費（新製品の試作、テスト）
- 物流費（新製品の配送、在庫管理）
事業再構築補助金を活用することで、企業は新たな事業機会を掴むための基盤を構築し、成長を加速させることができます。
業務改善助成金
業務改善助成金は、業務効率化や生産性向上を目的とした設備投資を支援する補助金です。補助率は最大9/10・上限額は600万円で、以下のような経費が対象となります。
- 設備購入費（自動化機器、発注管理システム）
- ソフトウェア導入費（在庫管理システム、受注管理システム）
- 研修費用（業務効率化のためのトレーニング）
- コンサルティング費用（業務プロセス改善支援）
- レイアウト変更費（作業効率を上げるためのオフィスレイアウト変更）
- データ管理費（デジタルアーカイブシステム）
- 安全対策費（安全管理システム、セキュリティカメラ）
- 照明改善費（省エネ照明の導入）
業務改善助成金を利用することで、企業は必要な設備やシステムを導入し、業務の効率化と生産性向上を図ることができます。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者が事業の持続化や経営改善を目的とする取り組みに対して支援を行う補助金です。補助率は最大3/4・上限額は200万円で、以下のような経費が対象となります。
- 広告宣伝費（新製品の広告、WebサイトのSEO対策）
- 販路開拓費（展示会出展費用、新規市場調査）
- 研修費用（従業員のスキルアップ研修）
- 設備購入費（在庫管理システム、受注管理システム）
- 店舗改装費（店舗のリニューアル）
- 製品開発費（新製品の開発、改良）
- ITツール導入費（クラウドサービス、デジタルマーケティングツール）
- 物流改善費（配送システムの導入、在庫管理）
小規模事業者持続化補助金を活用することで、小規模事業者は経営改善に必要な投資を行い、事業の持続性と競争力を高めることができます。
4. 業務効率アップに使えるおすすめツール
「JSaaSストア」では、補助金で購入できる製品・サービスが約1000種類（※2024年6月時点）掲載されており、気になる商品をまとめてお問合せすることで、最適な補助金・助成金の提案や見積依頼書・見積書の発行まで対応しています。
その中から、発注業務の効率化を実現するツールをいくつかご紹介します。
クロスオーダー
クロスオーダーは、全国の約35,000店舗に利用されている受発注システムです。卸売業者さんと飲食店のやりとりが簡潔でわかりやすくなるので、業務の効率化とコスト削減につながります。使い勝手に不安な方でも安心して利用できるようにサービス説明もしっかりとサポートします。
パソコンが不慣れな方や手元にない場合でも、スマートフォンとLINEの登録をするだけで利用できる受発注システムです。発注したら通知で発注内容が届くので、発注ミスも減らせます。もちろん、パソコンでも利用可能です。
受発注や請求書、販促の業務を効率化したい事業者さまに最適です。各セクションにLINEを使うことで、効率化を実現。パソコンで利用することも可能ですが、不慣れな方や手元にない方でも取り入れやすい受発注システムです。
BtoBプラットフォーム 受発注
Web上で発注・受注が可能になり、電話やFAXでの受発注によるミスや時間を削減します。正確な原価率の計算や月次の早期確定で経営が見える化します。344,000店舗以上の飲食店が導入している業界の受発注システムです。
EDAHA
見積・契約・受発注・納品・請求・決済を一元管理し、請求書の発行・照合確認が一切不要になる次世代型のＤＸプラットフォーム。全国4,000箇所に導入しているBtoB向け管理システムを導入する会社が、その技術・ノウハウを基に新しく開発した安心・安全な次世代型クラウドシステムです。
自社の特性に合わせたオリジナルシステム開発
発注業務をより快適にし多様な機能を持たせたい場合は、汎用的なシステムの導入だけでなく、自社の特性に合わせたオリジナルシステムの開発が非常に有効です。自社の業務フローやニーズに完全に適合したシステムを構築できるため、業務効率が飛躍的に向上し、発注業務の最適化を図ることができます。
5. 補助金・助成金活用のご相談ならJコンサル
発注業務の効率化に関するツール導入費用での補助金や助成金の申請は、専門的な知識と経験が必要です。
Jコンサルは、申請サポート1万社以上の豊富な実績と専門知識を持つコンサルタントが、企業のニーズに合わせた最適なサポートを提供します。
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